E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
Alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını kontrol ederek doğru fatura türünü seçebilirsiniz. 2026’daki 3.000 TL’lik kâğıt fatura istisnası yalnızca belirli mükellef grupları için geçerlidir.
Bu yazıda neler var?
Alıcı e-Fatura’ya kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir. Temel seçim ölçütü, faturanın tutarı değil alıcının sistemdeki kayıt durumudur. İki belge de fatura niteliği taşır; oluşturulma ve iletilme yöntemleri farklıdır.
Temel Fark Alıcının Sistem Kaydıdır
e-Fatura, sisteme kayıtlı mükellefler arasındaki elektronik faturalama yöntemidir. Belge, kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik olarak iletilir. e-Fatura kullanan bir satıcı, alıcının kayıt durumunu kontrol ederek uygun türü seçer.
Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir. Bu gruba sisteme kayıtlı olmayan işletmeler ve tüketiciler girer. e-Arşiv Fatura elektronik ortamda hazırlanır; alıcıya elektronik olarak veya kâğıt çıktıyla ulaştırılabilir.
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Karşılaştırması
İki belge de fatura işlevi görür; ayrım alıcı, iletim ve uygulama koşullarındadır. Aşağıdaki tablo, fatura düzenlemeden önce kontrol etmeniz gereken ölçütleri gösterir. Saklama bakımından belge türü seçimi, tarafların geçerli kayıt yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.
| Ölçüt | e-Fatura | e-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura sistemine kayıtlı mükellef | Kayıtlı olmayan mükellef veya tüketici |
| İletim | Kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik | Elektronik ortamda hazırlanır; elektronik veya kâğıt çıktı olarak iletilebilir |
| Kullanım | Kayıtlı alıcıya düzenlenir | Kayıtlı olmayan alıcıya düzenlenir |
| Saklama | Taraflar belgeyi kendi yükümlülüklerine göre saklar | Kâğıt çıktı verilmesi elektronik kayıt yükümlülüğünü kaldırmaz |
| Seçim ölçütü | Alıcının sistemde kayıtlı olması | Alıcının sistemde kayıtlı olmaması |
e-Fatura Hangi Durumlarda Kullanılır?
Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa, kural olarak faturayı e-Fatura olarak düzenleyin. Bu seçimde faturanın 500 TL ya da 50.000 TL olması belirleyici değildir. Alıcının kayıt bilgisi, işlemden önce kontrol edilmesi gereken temel ölçüttür.
e-Fatura’nın artısı, kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik iletim sağlamasıdır. Kâğıt çıktı üzerinden teslim yöntemi bu sistemin temel akışı değildir. Alıcı kayıtlı değilse e-Fatura düzenlemek yerine e-Arşiv seçeneğini değerlendirin. Fatura hazırlama adımlarını görmek için vergi faturası kesme rehberine bakabilirsiniz.
e-Arşiv Fatura Hangi Durumlarda Kullanılır?
Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura kullanılır. Tüketiciye düzenlenen faturalar bu kapsama girer. Belge elektronik olarak hazırlanır; alıcıya e-posta gibi elektronik bir yolla veya kâğıt çıktıyla iletilebilir.
Bu yöntemin artısı, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara da elektronik fatura düzenleme imkânı vermesidir. Alıcı kayıtlı değilse uygulanacak seçenek budur. Kâğıt çıktı, belgenin iletim biçimidir; belge türünü tek başına belirlemez. Düzenleyen taraf, elektronik kaydını ve kendi nüshasını geçerli saklama yükümlülüklerine uygun biçimde korumalıdır.
Alıcıya Göre Doğru Fatura Türü Nasıl Seçilir?
Satıştan önce alıcının e-Fatura sisteminde kayıtlı olup olmadığını kontrol edin. Ardından kayıt durumuna uygun fatura türünü seçin. Bu basit kontrol, kayıtlı alıcıya e-Arşiv ya da kayıtlı olmayan alıcıya e-Fatura düzenleme hatasını önler.
- Alıcının işletme veya tüketici bilgilerini alın.
- Alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin.
- Kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura düzenleyin.
- Belgeyi seçtiğiniz türe uygun kanaldan alıcıya iletin.
- Belgenin kendi nüshanızı saklama işlemini tamamlayın.
Örneğin, kayıtlı bir şirkete 20.000 TL tutarında satış yapıyorsanız e-Fatura seçin. Aynı tutardaki satış, e-Fatura’ya kayıtlı olmayan bir tüketiciye yapılıyorsa e-Arşiv Fatura düzenleyin. Tutar, alıcıya göre yapılan temel tür seçimini değiştirmez.
2026’da 3.000 TL İstisnası Kimleri Kapsar?
e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler için temel kural, tutara bakılmaksızın e-Arşiv Fatura düzenlemektir. Ancak basit usulde vergilendirilenler ile işletme hesabına göre defter tutanlar için geçici bir istisna bulunur. Bu istisna, belirtilen gruplardaki mükelleflerin 2026 boyunca uygulayacağı kâğıt fatura sınırını belirler.
Bu iki gruptaki mükellefler, vergiler dahil toplamı 3.000 TL’yi aşmayan faturaları kâğıt düzenleyebilir. Tutar 3.000 TL’yi aşarsa e-Arşiv Fatura düzenlemeleri gerekir. İstisna 31 Aralık 2026’ya kadar geçerlidir; bu gruplar için tutardan bağımsız e-Arşiv zorunluluğu 1 Ocak 2027’de başlar.
3.000 TL istisnası yalnızca e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan ve sayılan iki gruptaki mükellefler içindir. Bu sınırı tüm işletmeler için geçerli bir kâğıt fatura hakkı olarak yorumlamayın. Ayrıntı için 589 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği metnini inceleyebilirsiniz.
Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri
- Yalnızca tutara bakmak: Alıcının kayıt durumunu kontrol etmeden tür seçmeyin. Önce e-Fatura kaydını doğrulayın.
- Kâğıt çıktıyı belge türü sanmak: e-Arşiv Fatura kâğıt çıktıyla iletilebilir; türü alıcının kayıt durumu belirler.
- 3.000 TL istisnasını herkese uygulamak: İstisna, yalnızca belirtilen mükellef grupları ve uygulamaya dahil olmayanlar içindir.
- Saklamayı yalnızca alıcıya bırakmak: Düzenleyen taraf da kendi nüshasını geçerli yükümlülüklerine uygun biçimde saklamalıdır.
GİB’in e-Fatura uygulaması bilgilendirmesi, kayıtlı kullanıcılar arasındaki temel ayrımı açıklar. Uygulama durumunuzu kontrol ederken GİB’in resmî kanallarındaki güncel kullanıcı bilgilerini esas alın.