Vergi Faturası Nasıl Kesilir? Adımlar ve Gereklilikler

Fatura düzenlemek için çoğunlukla vergi mükellefi olmanız gerekir. Faturayı mal teslimi veya hizmet tarihinden sonra en geç 7 gün içinde düzenleyin. İşlem için alıcı ve satış bilgilerini hazırlayın; ardından e-Fatura veya e-Arşiv kanalını seçin.

Kimler vergi faturası kesebilir?

Faturayı, ticari faaliyeti nedeniyle vergi mükellefi olan kişi veya işletme düzenler. Şahıs işletmesi ya da şirket üzerinden satış yapıyorsanız, kayıtlı faaliyetiniz kapsamında fatura kesebilirsiniz. İşletme veya vergi kaydı bulunmayan kişi, sıradan satış için kendi adına normal fatura düzenleyemez.

Serbest meslek faaliyeti yürütüyorsanız düzenleyeceğiniz belge çoğunlukla serbest meslek makbuzudur. Belge türü, faaliyetin niteliğine ve vergi kaydınıza göre belirlenir. İşletme kurmanız gerekiyorsa şirket kuruluşu aşamalarını inceleyebilir, ardından bir mali müşavirle kayıt türünüzü netleştirebilirsiniz.

Fatura kesmeden önce hangi bilgiler gerekir?

Fatura ekranını açmadan önce satıcı ve alıcı bilgilerini, satış kalemlerini ve tutarları hazırlayın. Alıcının adı veya unvanı ile adresini doğru girin. Vergi mükellefi alıcılar için vergi dairesi ve vergi kimlik bilgileri de gerekebilir.

Belgenin tarihi ve seri/sıra bilgisi
Satıcının adı veya unvanı, adresi ve vergi bilgileri
Alıcının kimlik veya vergi bilgileri ve adresi
Mal ya da hizmetin açık tanımı, miktarı ve birim fiyatı
İndirim varsa indirim tutarı; KDV oranı, KDV tutarı ve genel toplam

Ürün veya hizmet için doğru KDV oranını seçin. Oranı yalnızca satış tutarına bakarak belirlemeyin; malın ya da hizmetin niteliğini dikkate alın. Miktar, birim fiyat ve toplam tutarın birbiriyle uyuştuğunu göndermeden önce kontrol edin.

e-Fatura mı, e-Arşiv Fatura mı seçilmeli?

Belge türünü, alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığına göre belirleyin. Siz ve alıcı sistemde kayıtlıysanız e-Fatura düzenleyin. Alıcı kayıtlı değilse veya tüketiciyse e-Arşiv Fatura kullanın. 1 Ocak 2026'dan itibaren e-Fatura/e-Arşiv sistemine kayıtlı olmayan mükelleflerin de tutar sınırı olmadan e-Arşiv Fatura düzenlemesi gerekiyor.

Durum	Düzenlenecek belge	Kontrol
Satıcı ve alıcı e-Fatura sisteminde kayıtlı	e-Fatura	Alıcının kayıt durumunu kontrol edin
Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değil	e-Arşiv Fatura	Alıcı bilgilerini doğru girin
Alıcı tüketici	e-Arşiv Fatura	Fatura bilgilerini satış kaydıyla eşleştirin

e-Arşiv Fatura için GİB portalını veya kullandığınız özel entegratör ya da muhasebe programını kullanabilirsiniz. Portal erişiminde Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresi gerekir. e-Fatura işlemlerinizi ise kayıtlı olduğunuz uygulama veya entegratör üzerinden yürütün.

Vergi faturası nasıl kesilir?

Bilgileriniz hazırsa aşağıdaki sırayla ilerleyin. Her faturada alıcı, satış kalemleri, vergi ve toplam tutarı gözden geçirin. Belgeyi düzenledikten sonra elektronik olarak iletin ve işletme kayıtlarınızda saklayın.

Belge türünü seçin. Alıcının e-Fatura kaydını kontrol edin; uygun durumda e-Fatura, diğer durumlarda e-Arşiv Fatura düzenleyin.
Uygulamaya giriş yapın. GİB e-Arşiv Fatura Portalı için Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodunuzu ve şifrenizi kullanın. Alternatif olarak özel entegratörünüzü açın.
Alıcı bilgilerini girin. Alıcının adı veya unvanı, adresi ve gereken kimlik ya da vergi bilgilerini ekleyin.
Satış kalemlerini yazın. Mal veya hizmeti açıkça tanımlayın; miktarı, birim fiyatı ve varsa indirimi girin.
Vergi ve toplamı kontrol edin. Faaliyete uygun KDV oranını seçin. KDV tutarı ile genel toplamın hesaplamayla uyuştuğunu doğrulayın.
Faturayı onaylayıp iletin. Belgeyi elektronik olarak alıcıya gönderin ve kendi kayıtlarınızda saklayın.

Faturanın düzenleme süresi, malın teslim edildiği veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en çok 7 gündür. Bu süreyi satışın yapıldığı tarihe göre takip edin. Bazı faaliyetlerde özel düzenlemeler bulunabilir; işleminiz için geçerli usulü GİB kaynaklarından veya mali müşavirinizden teyit edin.

Sık yapılan hatalar ve çözümleri

En sık görülen hatalar, yanlış belge türü seçmek ve alıcı bilgilerini eksik girmektir. Gönderimden önce alıcının e-Fatura kaydını, vergi bilgilerini ve adresini kontrol edin. Satış kalemlerinde ürün veya hizmetin ne olduğunu anlaşılır biçimde yazın.

Yanlış belge türü: Alıcının kayıt durumunu kontrol edip uygun e-Fatura veya e-Arşiv kanalını seçin.
Yanlış KDV oranı: Ürün ya da hizmetin niteliğine göre uygulanacak oranı belirleyin; emin değilseniz mali müşavirinize sorun.
Hatalı tutar: Miktar, birim fiyat, indirim ve KDV hesaplarını yeniden karşılaştırın.
Geç düzenleme: Teslim veya hizmet tarihini satış kayıtlarınızda izleyin ve 7 günlük süreyi aşmayın.
Faturayı saklamama: Düzenlenen belgenin elektronik kaydını işletme kayıtlarınızda koruyun.

Fatura oluşturulurken teknik hata alırsanız, önce zorunlu alanların dolu ve tutarların geçerli olduğunu kontrol edin. Sorun sürerse kullandığınız portalın veya entegratörün destek kanalına başvurun. İşlem tarihini ve hata mesajını not etmek, destek talebini açıklamanızı kolaylaştırır.

Fatura düzenlendikten sonra hata varsa ne yapılır?

Onaylanan faturayı sessizce silip yeniden oluşturmayın. İptal, itiraz veya düzeltme adımları e-Fatura ve e-Arşiv Fatura süreçlerinde farklılık gösterebilir. Belgenin hangi kanaldan düzenlendiğini belirleyin ve o kanalın güncel iptal ya da itiraz yönergelerini izleyin.

Hata fark ettiğinizde önce belge numarasını, alıcı bilgilerini ve yanlış yazılan alanı kaydedin. Ardından GİB'in güncel kılavuzunu veya kullandığınız entegratörün işlem ekranını kontrol edin. İptal ya da düzeltme tamamlandığında ilgili kayıtları saklayın ve gerekiyorsa doğru bilgileri içeren yeni belgeyi düzenleyin.

İşletme kaydınız yoksa veya hangi belgeyi düzenleyeceğinizden emin değilseniz, fatura kesmeden önce mali müşavire danışın. Faaliyetin niteliği, fatura yerine serbest meslek makbuzu gibi başka bir belge gerektirebilir.