e-Defter Geçiş Hadleri Nelerdir?
Dijital dönüşüm, muhasebe ve finans alanlarında da hızla ilerlemekte ve bu ilerlemeyle birlikte farklı dijital araçlar geliştirilmektedir. Bu araçlar, iş gücünü azaltırken aynı zamanda zaman ve mali kayıpları minimize etmektedir. Özellikle büyük ölçekli işletme ve şirketler için önemli avantajlar sunan e-Defter uygulaması, daha verimli bir kayıt süreci için geliştirilen önemli bir araçtır.
Basitçe ifade etmek gerekirse, e-Defter, şirketlerin ve işletmelerin dönemsel büyük defter ve yevmiye defterlerini dijital ortamda saklayabilmesini sağlayan bir uygulamadır. Geleneksel yöntemlerle yapılan bu kayıtların kağıt israfını, iş gücünü ve zaman kaybını en aza indirerek e-Defter aracılığıyla kolayca oluşturabilir, görüntüleyebilir ve saklayabilirsiniz.
Dijital araçlar arasında yer alan e-Defter gibi daha tutarlı ve senkronize bir denetim süreci için geliştirilen çözümler, Vergi Usul Kanunu’nun bir gereği olarak belirli vergi mükellefi gruplar tarafından kullanılması zorunlu hâle getirilebilmektedir. Bu kanunla birlikte belirli vergi mükellefi gruplarının e-Defter uygulamasını kullanması zorunlu hâle gelmiştir. e-Defter’in kullanımının zorunlu olduğu bu gruplar, e-Defter geçiş süreçlerini takip etmelidirler. Bu sürece rağmen e-Defter’i kullanmayan işletmeler ve şirketler, büyük defter ve yevmiye defteri kayıtlarını fiziksel ortamda tutmaları durumunda cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalabilirler.
e-Defter Zorunluluğu Nedir?
e-Defter zorunluluğu, ilgili bakanlık tarafından detaylarıyla birlikte belirlenen ve açıklanan kurallar çerçevesinde şekillenir. Vergi mükelleflerinin cezai yaptırımlarla karşılaşmamaları için bu kurallara uyum sağlamaları ve zorunlu olan uygulamalara geçiş yapmaları gerekmektedir. e-Defter uygulamasına geçmek zorunda olan vergi mükellefi grupları, Vergi Usul Kanunu’nda belirtilmiştir.
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarını kullanan vergi mükellefleri, e-Defter kullanımına da mecburdur. E-defter geçiş zorunluluğunu belirleyen faktörler, mükelleflerin ciroları ve vergi borçlarıyla sıkı bir ilişki içindedir.
2021 vergi döneminde toplamda 4 milyon TL ve üzeri ciro kazanan tüzel ve gerçek mükellefler, 1 Ocak 2023’e kadar e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır. 2022 yılında 3 milyon TL üzerinde ciro elde eden mükellefler, aynı şekilde 1 Ocak 2023 tarihine kadar e-Defter sistemine geçmelidir.
e-Defter geçiş süreleri, mükelleflerin faaliyet gösterdikleri sektörlere bağlı olarak farklılık gösterebilir. Gayrimenkul ve motorlu araç kiralama, satış ve alım işlemleri sunan vergi mükellefleri için 2022 yılında 500 bin TL ve üzerinde ciro elde etmeleri halinde e-Defter kullanımına 1 Ocak 2024 tarihine kadar geçiş yapmaları gerekmektedir. İnternet üzerinden hizmet veya mal satışı yapan mükellefler için de durum benzerdir; 2022’de 500 bin TL ve üzeri ciro elde edenler, 1 Ocak 2024’e kadar e-Defter uygulamasına geçmelidir. 2023’te 500 bin TL ve üzeri ciro elde edenler ise 1 Ocak 2025’e kadar e-Defter kullanmaya başlamalıdır.
e-Defter’e Geçiş Nasıl Yapılır?
e-Defter’e geçiş süreci, 2024 e-defter geçiş süreci kapsamında uygulamaya başlaması gereken vergi mükellefleri için önemli bir adımdır ve bu sürecin nasıl işlediği konusunda bazı sorular olabilir. Sürekli olarak geliştirilen dijital uygulamalar ve her geçen yıl daha da sıkılaşan kullanım zorunluluğu şartları, mükelleflerde bazı karışıklıklara yol açabilir. e-Defter’e geçiş yapmak için çevrimiçi sistemler kullanılabilir.
Geçiş süreci içerisindeki tüzel vergi mükellefi grupları, edefter.gov.tr web sitesinden e-Defter Başvuru Formu’nu doldurabilirler. Bu aşamada tüzel mükellefler mali mühür ile formu onaylamalıdır; mükellefin gerçek kişi olması durumunda ise onay için mali mühür veya elektronik imza kullanılabilir. Başvuru onaylandıktan sonra mükellefler uyumluluk onayı almış bir yazılımı bakanlıktan temin ederek e-Defter uygulaması üzerinden kayıt tutmaya başlayabilirler.
e-Defter Başvurusunda Dikkat Edilmesi Gerekenler
e-Defter başvurusu yaparken dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar vardır. Bu noktalara dikkat etmek, sürecin daha hızlı ve sorunsuz bir şekilde tamamlanmasını sağlayabilir. Başvuru yaparken şu noktalara özellikle dikkat etmek önemlidir:
- Oluşturulan defterlerin yasal olarak belirlenen boyut ve formatlara uygun olması gerekmektedir. UTF-8 dil kodu ve XML formatı tercih edilmelidir.
- Mükellefin kart bilgilerini sisteme girerken, Türkçe karakterler olan -ş, -ü, -ö, -ğ ve -ç gibi karakterlerin kullanılmamasına özen gösterilmelidir.
- Mükellefin türüne bağlı olarak kullanılacak e-İmza veya mali mühürlerin işletim sistemiyle uyumlu olması gerekmektedir. Aynı zamanda e-Defter uygulamasının kullanılacağı bilgisayarın Java 32 bit özellikli olması da gerekmektedir.
Sonuç olarak dijital dönüşümün hızla ilerlediği günümüzde muhasebe ve finans alanlarında e-Defter gibi dijital araçlar önemli birer gereklilik haline gelmektedir. Bu araçlar, iş gücünü azaltırken zaman ve mali kayıpları minimize etmekte ve büyük ölçekli işletme ve şirketlere önemli avantajlar sunmaktadır. Vergi mükellefleri için e-Defter’e geçiş süreci, belirli kurallara uygun olarak ve zamanında gerçekleştirilmesi gereken bir adımdır. Bununla birlikte geçiş sürecinde dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır. Oluşturulan defterlerin yasal standartlara uygun olması, Türkçe karakterlerin kullanılmaması ve uyumlu bir e-İmza veya mali mühürün seçilmesi gibi detaylara özen göstermek, sürecin başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlayacaktır. E-Defter’e geçiş hem mükellefler hem de devlet için daha verimli bir vergi yönetimi ve denetim süreci sunarak dijitalleşmenin getirdiği avantajları en etkili şekilde kullanmayı sağlayacaktır.
