e-Adisyon Nedir? Nasıl Düzenlenir?
İşletmeler, özel entegratörlerle iş birliği yaparak e-Adisyon uygulamasına entegre olabilir ve bu süreçte teknik destekten yararlanabilirler. Elektronik adisyon kullanımının getirdiği çevreci ve maliyet avantajlarıyla birlikte işletmelerin iş süreçlerini modernleştirip verimliliği artırmalarına olanak sağlar. Bu makalede e-Adisyon’un ne olduğu, nasıl düzenlendiği ve işletmelere sağladığı faydalar detaylı bir şekilde incelenmiştir.
e-Adisyon Nedir?
e-Adisyon, Vergi Usul Kanunu’na göre masada hizmet sunan ve gerçek usulde vergilendirilen hizmet sektörü işletmelerinin kullanmak zorunda olduğu bir elektronik belge sistemidir. Bu sistem sayesinde adisyon belgeleri elektronik ortamda düzenlenir, depolanır ve sunulur. e-Adisyon belgesi, kağıt adisyon belgesiyle aynı hukuki değere sahip olup Vergi Usul Kanunu tarafından resmen kabul edilmiştir.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından 14 Temmuz 2020 tarihinde yayınlanan VUK 509 Tebliği değişiklikleri ile birlikte, adisyon belgelerinin elektronik ortamda e-Belge olarak düzenlenmesi, saklanması ve sunulması imkanı getirilmiştir. Bu değişikliklerle birlikte işletmeler kağıt ortamında düzenledikleri adisyon belgelerini elektronik olarak hazırlayabilir ve dijital platformda saklayabilirler.
e-Adisyon Nasıl Düzenlenir?
e-Adisyon uygulamasında belge, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen temel bilgileri içermeli ve belge formatına uygun şekilde düzenlenmelidir. Bu sayede belgenin standart bir formata sahip olması ve gerekli bilgileri içermesi sağlanmış olur.
e-Adisyon belgeleri, hizmet süresince müşterinin masasında bulunma şartına bağlı değildir. Fakat, hizmet satışı tamamlandıktan sonra e-Adisyon belgeleri, özel bir evrensel tekil numaraya sahip olan e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya Ödeme Kaydedici Cihazlarda düzenlenen perakende satış fişine dönüştürülmelidir. Bu sayede belgenin geçerliliği korunur ve ilgili kayıtlar tutulur.
Adisyon belgeleri, anlaşmalı matbaalarda üretilmelidir. Anlaşmalı matbaalarda basılmamış, üzerine tarih yazılmamış veya müşteri masasına bırakılmamış adisyonlar geçerli kabul edilmez. Adisyonların birinci kopyası, fatura veya perakende satış fişi ile birlikte müşteriye teslim edilirken, ikinci kopyası işletmede saklanır.
e-Adisyonda Yer Alması Gereken Bilgiler Nelerdir?
e-Adisyon belgesi düzenlenirken belirli bilgilerin mutlaka yer alması gerekmektedir. Bu zorunlu bilgiler şu şekilde özetlenebilir:
- Müşterinin adı, soyadı veya unvanı, vergi dairesi, TCKN/VKN ve işletmenin adresi gibi bilgiler belgede yer almalıdır.
- e-Adisyon belgesinin hangi tarih ve saatte düzenlendiği, dakika olarak belirtilmelidir.
- Her e-Adisyon belgesinin kendine özgü bir evrensel tekil numarası bulunmalıdır. Ayrıca belgeye e-belge olarak tanımlanan bir e-belge numarası da eklenmelidir.
- Belgede sunulan hizmetin veya satılan ürünün adı ve miktarı açıkça belirtilmelidir.
- e-Adisyon belgesinde, sunulan hizmetin veya satılan ürünün vergiler hariç ve dahil toplam tutarı açıkça gösterilmelidir.
- Düzenlenen e-Adisyon belgesinin bağlantılı olduğu e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya ÖKC’ye (Ödeme Kaydedici Cihaz) ait bilgilerin belirtilmesi gerekmektedir. Bu bilgiler ilgili belgenin evrensel tekil numarası (ETTN) veya ÖKC’nin cihaz sicil numarası şeklinde olabilir.
e-Adisyon Uygulamasına Nasıl Dahil Olunur?
e-Adisyon uygulamasına katılmak için şu adımları izlemek gerekmektedir:
- Öncelikle e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına dahil olmanız gerekmektedir. Bu uygulamalar, Vergi Usul Kanunu çerçevesinde elektronik belge düzenlemeyi sağlar.
- e-Adisyon belgesini düzenlemek, muhafaza etmek ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletmek için Vergi Usul Kanunu ve ilgili tebliğde belirtilen usul ve esaslara uygun şekilde hazırlıkları tamamlamanız gerekmektedir. Bu kapsamda teknik ve altyapı gereksinimlerini karşılamak, gerekli sistem entegrasyonunu sağlamak ve belge düzenleme süreçlerini oluşturmak önem arz etmektedir.
- e-Adisyon uygulamasına dahil olmak için Başkanlık tarafından izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerini kullanabilir veya kendi bilgi işlem sisteminizi doğrudan Başkanlık bilgi işlem sistemleriyle entegre edebilirsiniz. Bu entegrasyonlar, e-Adisyon belgesi düzenleme ve iletim süreçlerini sağlar. Başvuru kurallarına uygun olarak, gerekli belgeleri ve bilgileri sunarak e-Adisyon uygulamasına katılmak için başvuruda bulunmanız gerekmektedir.
e-Adisyon’un Avantajları Nelerdir?
İşletmelerin dijital adisyon kullanımıyla sağlayabilecekleri faydalar şunlardır:
- e-Adisyon uygulaması sayesinde kâğıt ve mürekkep kullanımına ihtiyaç duyulmaz. Bu durum atık oluşumunu azaltır ve çevre üzerinde olumlu bir etki yaratır. Kağıt tüketiminin azaltılması, ağaç kesimini önleyerek doğal kaynakların korunmasına olumlu katkı sağlar.
- Elektronik adisyon kullanımı, kağıt adisyonlar için yapılan maliyetleri ortadan kaldırır. Adisyon kağıdı temin etmek ve basmak için harcanan maliyetlerden tasarruf sağlanır. Ayrıca kağıt adisyonların elle dağıtılması ve arşivlenmesi için harcanan zaman ve emek de azalır.
- e-Adisyon uygulaması ile adisyonlar dijital ortamda düzenlenip saklanır, bu da adisyon işlemlerini hızlandırır ve daha verimli hale getirir. İşletmeler, müşteri siparişlerini elektronik olarak kaydedebilir, kolayca düzenleyebilir ve iletebilir. Ayrıca e-Adisyon belgeleri otomatik olarak kaydedilip arşivlendiği için belgelere kolayca erişim sağlanır.
- Özel entegratörlerle iş birliği yaparak e-Adisyon uygulamasına entegre olabilirsiniz. Bu entegrasyon, işletmelere teknik destek ve çözüm odaklı hizmetler sunarak olası sistemsel sorunları çözmelerine yardımcı olur. Entegratörlerin sağladığı teknik destek ve danışmanlık, sorunsuz bir geçiş süreci ve sürekli güncellemelerin sağlanmasına yardımcı olur.
- Elektronik adisyon kullanımı, kağıt adisyonlardaki olası hata riskini minimum düzeye indirir. Otomatik hesaplama ve doğrulama özellikleri sayesinde yanlış hesaplamaların veya yazım hatalarının önüne geçilir. Bu durum, daha kesin ve güvenilir adisyon belgeleri oluşturmanıza olanak sağlar.
Entegrasyon imkanı ve destek hizmetleri sayesinde e-Adisyon uygulamasına geçiş süreci sorunsuz bir şekilde gerçekleşirken, hata oranı da minimum seviyeye düşer. Genel olarak, e-Adisyon uygulaması işletmelere çağdaş, kullanışlı ve çevreci bir yaklaşım sunarak iş süreçlerini kolaylaştırır ve verimliliği artırır.
